¿Qué es?

El Control Documental del Cumplimiento es el componente del Sistema de Gestión Operativa del Cumplimiento orientado a organizar, resguardar y dar trazabilidad a toda la documentación, registros y evidencias que sustentan la operación del centro de trabajo y el funcionamiento de cada uno de los componentes del sistema.

Este componente permite que el cumplimiento no dependa de búsquedas improvisadas, archivos dispersos o información desactualizada, sino de un esquema documental estructurado, accesible y alineado a la realidad operativa y regulatoria.

¿Qué hacemos?

• Organizamos la documentación del sistema, asegurando coherencia entre lo que se ejecuta y lo que se documenta.

• Estructuramos expedientes técnicos y administrativos por componente del sistema.

• Integramos evidencias derivadas del:

  • • Diagnóstico del Cumplimiento.

    • Control Operativo.

    • Sistema EHS.

    • Análisis de Riesgos y EPP.

    • Ergonomía y Ley Silla.

    • Gestión Operativa de REPSE.

    • Capacitación y Competencias Laborales.

• Damos control y seguimiento a:

  • • permisos.

    • autorizaciones.

    • registros.

    • resoluciones.

    • oficios.

    • vigencias.

• Establecemos criterios de actualización y conservación documental.

• Preparamos la documentación para su presentación ordenada ante revisiones, inspecciones o requerimientos.

• Coordinamos el control documental con la Gestión Regulatoria y el Acompañamiento Técnico.

Alcance de la capacitación y certificación .

El Control Documental del Cumplimiento contempla, cuando resulta aplicable:

• Organización de archivos físicos y digitales.

• Integración de expedientes por proceso, área o componente del sistema.

• Control de versiones y vigencias documentales.

• Resguardo de evidencias técnicas, operativas y de capacitación.

• Integración documental de permisos y autorizaciones.

• Preparación de carpetas para inspecciones y revisiones.

• Alineación documental con la operación real del centro de trabajo.

INSIGNIA AGC desarrolla este control con un enfoque preventivo y operativo, asegurando que la documentación refleje la realidad del sistema y pueda sostenerse en el tiempo.

¿Qué situación atendemos?

En la operación diaria, la información suele generarse de manera dispersa entre áreas, personas y formatos.

 Cuando no existe un control documental estructurado, la evidencia se fragmenta, se desactualiza o se vuelve difícil de localizar en momentos clave.

El Control Documental del Cumplimiento permite centralizar, ordenar y dar trazabilidad a la información, facilitando la gestión interna y la atención de revisiones externas.

¿Qué obtiene la empresa?

• Documentación organizada y accesible.

• Evidencia clara del funcionamiento del sistema.

• Control de vigencias y actualizaciones.

• Reducción de tiempos de respuesta ante requerimientos.

• Soporte documental para la gestión regulatoria.

• Base sólida para el acompañamiento técnico.

• Mayor control y continuidad del sistema de cumplimiento.

Con la documentación organizada y trazable, el siguiente paso es asegurar la correcta atención de inspecciones, revisiones y requerimientos, avanzando hacia el Acompañamiento Técnico.